ハルはるcAreer。

キャリログ。

埼玉の高卒会社員が脱社畜までの奮闘記。

ビジネスで意見を上手く伝える超重要な基本技

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どうもキャリアブロガーの、ハルはる(@cccconstancy)です。

休日はやっぱり気分転換になりますね。カフェで珈琲を片手にまったり。気が安らぎます。綺麗な女性を見て目の保養にもなるし。 先ほど珈琲を注文したのですが、少しぬるかったので温め直しをお願いしました。

 

「この珈琲少しぬるいので温め直してもらってもいいですか?僕、温かい珈琲が好きなんです。うん。」

 

猫舌じゃないよ、僕。面倒くさい客だなぁと思われていたら辛い気持ちに僕もなるなぁ。ですが、自分の意見を相手に伝えて願望を叶えるのって大事だと思いませんか?それで願望が叶わないとしても、意見を伝えて状況が変わらないのであれば、別の策を考えて次の行動に繋がると思うんですよね。建設的な生き方だと思うんです。

 

日常生活でもビジネスでも、人は自分の意見をしっかりと相手に伝えることができないと損をするということです。

 

ということで、本日はビジネスで意見を上手く伝える超重要な基本技について書いていきます。

 

ビジネスでなぜ意見を伝える技術が大事か

伝える基本技の前に、なぜビジネスにおいて意見を伝える技術が必要かについて説明します。

 

上司に新しい企画のプレゼンをするとします。資料作成には膨大なデータを集め、この企画が会社にとってどれほど利益があることかは資料をしっかり読めば伝わりそうです。しかし、いざプレゼンをしてみると、上司の反応は微妙。上司からは「企画の意図は何となく分かったけど、本当にこの企画大丈夫なの?」とひとこと。何がいけなかったのか?

 

人は、分からないと脳が考え出すと即座にこれはよくないモノと考えます。今回のケースでは、企画の内容はよいが、伝え方がいまいちでは自然とこの企画を通してよいものか不安になったわけです。

 

これはプレゼンに限ったことではなく、日常の業務でも先輩やクライアントに自分の意見を上手く伝えられないと、物事が前に進まず時間を消費します。

 

よくビジネスでは相手の目線に立って話せと言う教えがありますが、相手が理解しないで意見をぶつけてもそれは何の意味もないということ。

 

いちビジネスマンとしては、自分の意見が相手に伝わらないことほど辛いことはないと思います。

 

それを改善するために、相手に意見を伝える超重要な基本技をお教えします。

 

素早くお願いをする「PR法」

PR法とは、数分で話し相手にお願いや説明をすればよいことを簡易的に済ませる便利な技です。

 ・Point ・・・結論

 ・Reason・・・理由

 

先に結論を話して、その理由を伝える。シンプルな技ですが、ビジネスの場では誰しもスピーディーに仕事を進めたいので、かなり重宝できます。

 

◆ケーススタディ

Q.あなたは明日の会議で使用する資料を作成しましたが、不備がないか不安です。先輩に資料を確認してもらおうと思い、お願いをしますがどのようにお願いしますか?

 

NG)すみません、先輩って資料作成とか得意ですか?明日の会議で使用する資料を先輩は作ったことあります?僕、上司の〇〇さんから資料を作ってくれっていわれて困っているんですよね・・・。何のために資料作るのか訳わからないですけど。もし良かったらでいいんですけど、P僕の作った資料を見てフィードバック頂けませんか?

 ⇒ダラダラと私情を述べたあげく、目的もよく分からないのに資料を見て欲しいとお願いしてきました。このような後輩の面倒を見たいと思いますか?

 

GOOD)P先輩、明日の会議で使用する資料を作ったので確認して頂いてもよいですか?Rまだ資料を作り慣れていなくて、特に市場データについて抜け漏れがないか不安なので確認してもらいたいです。

 ⇒要点を整理してスマートに意見を伝えていますね。確認をお願いした理由も明確ですから、面倒をみたいと誰もが思います。

 

このように、PR法を使うだけでお願いを素早く行えるのです。時間が無いときにはPR法を使って円滑なコミュニケーションを取りましょう。

  

相手に論理的に説明する上で欠かせない「PREP法」

PREP法とは、PR法に加えて、以下の青字の内容が増えた伝える技術になります。

・Point・・・結論

・Reason・・・理由

・Example・・・事例、具体例

・Point・・・結論

 

 

一見、PR法と大差なく感じますが、事例を加えることにより、理由を補強して相手により一層の納得感が生まれます。最後に結論を繰り返すことで、自分の意見が何だったのかを論理的に再認識させることができます。

 

◆ケーススタディ

Q.あなたは新入社員の後輩に毎年やる雑用について説明してやってもらわないといけません。さて、あなたはどのように後輩に説明をしますか?

 

NG)P後輩くん、毎年、新入社員は雑用として朝早くきて掃除をする決まりになっているからよろしく。とやかく言わず掃除すればいいから。

⇒体育会系の筋肉バカならこれで通じるかもしれませんが、納得しない新入社員もいるかと思います。「目的も分からないのに何で俺が雑用するんだよっ!」と反発してくる子もいるかもしれません。伝え方がイケてません。

 

GOOD)P後輩くん、毎年、新入社員は雑用として朝早く会社にきて掃除をする決まりになっているからよろしく。Rきみはまだ会社に貢献できることが少ないと思うから、デスク掃除などをして、職場の人が清々しく働ける職場を作って会社に貢献して欲しい。E僕はね、入社したばかりに掃除を一生懸命やったおかげで、先輩たちに可愛がって貰えたり、どんな仕事も頑張れる積極性が磨かれたんだ。Pだから君にも、雑用かもしれないけれど、掃除をいま与えられた最高の仕事だと思って取り組んでほしい。

⇒なぜ掃除をしなければいけないのかを自分の経験を交えて説明しており、新入社員も取り組む意欲が湧くような説明です。その仕事の先に待っているビジョンをしっかりと意識させるために事例を用いたPREP法はとても説得力のある説明の仕方だといえるでしょう。

 

PREP法は、相手に短い時間で論理的に説明をできる技術。多くのビジネスマンは忙しいので、短い時間で説明や意見を述べることが常に求められているため、実用性が高い技術となっている。また、文書でも活用できるので、メールなので相手に説明する際にも活用できます。

 

まとめ

伝え方が悪いとビジネスで時間と質を損失します。

人は聞き手の際には、冒頭の30秒ほどが集中力が最大限に高まると言われています。最初の説明で伝えたいことを相手に理解させることができなければ、その議論や対話の質を悪くし、時間も浪費してしまうのです。

 

自分が時間をかけて作った新製品の提案資料も、クライエントに伝わらず欲しくないという結果になれば労働が無駄になります。それを損なわないためには伝える技術はとても大切です。

 

世の中には売れないモノには2つの理由があるといわれています。

※ここでは「モノ=仕事のおける自分の意見」に置き換えてください

 

1つ、「そのモノ自体に価値がない」ということ。

2つ、「そのモノの価値を適切に伝えることができていない」ということ。

 

多くの場合、伝える内容に価値がないことよりも、伝え方が間違っている場ことがほとんどです。

 

ですから、自分の意見という大事な主張をしっかりと仕事でアウトプットして役立たせるためにも、相手に伝わるエレガントな技術を身につける必要があると思います。

 

明日からぜひ、職場・日常生活で使って役立ててほしいと思います。

 

 

今日はここまで!

そいじゃ! 

 

ハルはる。

 

 

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