「会議中って、本当暇だよなー。寝ちゃいそう。」
そんな悩みを抱えていた。新人の頃の僕は。
だが、もしあなたが同じ悩みを抱えているならば、その退屈な会議が退屈じゃなくなる方法を伝授したい。
「どうせ、会議では積極的に発言しろ！とかでしょ？」
それにも一理あるが、それよりも効果的な方法がある。
それは会議中に”議事録”を書くことだ。
議事録とは？
議事録とは、 会議での内容を取りまとめた記録のこと。
会議に出席した人と出席できなかった人に対し、会議内容が見れば把握できる記録のことだ。
読み手の多くは上司やお客さまであり、知りたい事を書いてある文章であることが求められる。
議事録は、会議に参加していない人にも内容がわかるように、簡潔に文章をまとめ、関係者へは次の仕事へのアクションがスムーズに進行するために役立つ。
そして、会議の後に「言った・言わない」といった、事実誤認を防ぐ役割もある。
サラリーマンにとって、議事録を書くというのは仕事を円滑に進めるために必要なビジネススキルだろう。
何より、僕みたいに会議中に眠くなる人間にとって、議事録を書くことは会議に対する責任感が増して眠気覚ましになった。
議事録の書き方
早速、議事録の書き方を紹介しよう。
まず、議事録はなるべく簡潔に書こう。
長ったらしい文章は読んでて眠くなるし、要点がどこかわからなくなる。
また、なるべく議事録はフォーマット化して見栄え良くしよう。
例えば、僕の議事録のフォーマットはこんな感じだ。
会議の内容が１分読んで分かるようなフォーマットになっている。
よくやりがちなのは、会議の発言を全部書きだしてしまうことだ。
忙しい上司や経営層にとって、会議で知りたいのは”何が決まったか”だ。
だから、”何が決まったか”とは無関係なムダな文章はなるべく削除しよう。
先ほど、僕が妄想して起こした会社では、会議が行われた。
その際の議事録を共有しよう。
いかがだろうか？
会議で何が話され、何が決まったのか一目瞭然だ。
このように、議事録を書くことにより、会議で費やした時間がしっかりとアウトプットされる。
ただ「会議しました」と口頭で伝えるより、
「会議しましたので、議事録で内容を確認ください」と伝えられた方が、会議で何をしていたか具体的に伝わる。
そして、議事録を書くと人は変わる。
議事録を書くと人は変わる
僕は議事録を、おそらく１００回以上は書いている。
そこでの一番の気づきは、会議での当事者意識が芽生え、どんな仕事も自分ごとに捉えられるようになったことだ。
議事録を書く以上は、間違いはなるべく避けたい。
ちゃんと話を聞かないと、議事録は書けない。
また、わからない言葉や言い回し、前提情報の不足などから、誰よりも会議内容を把握する必要が出てくる。
会議を誰よりも理解する必要があるので、議事録を書けば自ずと仕事を覚え、詳しくなる。
議事録を書くと、人は変わることができるのだ。
サラリーマンとして成長できるのだ。
まとめ
今日のまとめ
・議事録とは、 会議での内容を取りまとめた記録のこと
・議事録はなるべく簡潔に書き、フォーマット化すべし
・会議を誰よりも理解する必要があるので、議事録を書けば自ずと仕事を覚え、成長する
言い忘れてましたが、議事録を書いてくれる人は、色んな人から感謝される。
なぜなら、議事録を書くのは面倒くさいから。
それを率先してやれる人は、人から感謝されるし評価もされる。
さらに自分は仕事を覚えたり、詳しくなる。
議事録を書くことは、いい事づくしなのだ。
書かない手はないだろう。
僕の実体験から、これは確かなことだと伝えておきたい。
以上。
今日はこんなところで。
−書き手−
キャリアコンサルタントのHARUKICHI.（@harukichi_macho）
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