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退職時にお礼の手紙を上司へ書く方法とその効果について

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退職時にお礼の手紙を上司へ書く方法とその効果について

 

 手紙なんて、

「書く手間が掛かるから、面倒くさい」

「お金が掛かるからメールやLINEでいい」

「今どき手紙なんて古臭いし効率が悪い」

と思っていませんか。 

 

私もそっち派でした。

 

意を決して、退職時にお礼の手紙をお世話になった上司に書いたんですよ。

手紙を書いてみて、色々なことに気付かされました。

 

汚い字ではありますが、手紙を便箋に書いて封筒に入れ、封シールをしてポストに入れたんです。

 

近年は年賀状も出していなかったので、久しぶりに「人に想いを手書きで伝える」作業です。

一見、単純そうな作業ですが、数々の想いや気付きを与えてくれました。

 

手紙を出すと上司からすぐに返信が到着したんです。

 

実家の住所まで教えてくれて「いつでも遊びにきてください」と、暖かな言葉が記載されていました。

 

退職に限らず、「お世話になった人へお礼の手紙を書いてみたい」と考える人に、手紙の書き方とその効果についてお伝えします。

 

  

退職時に上司へ手紙を書くための準備

手紙を書く上で、3つの準備ポイント がありました。

LINEやメールではなく、手紙というモノを通して想いを伝えるためには重要な準備です。

手紙を贈るのに準備したモノ 

まず始めに、手紙を贈る上で4つのモノを準備しました。

 

①便箋

便箋ですが、相手に失礼のないように、想いが伝わるように選んでいきます。

選んだ便箋は「アピカ 便箋 和紙 蓮光 セミB5 縦罫 LE639N」

 

<便箋選びの条件>

・色は無地

⇒字がしっかり読まれるため(色があると見づらいのでNG)

・縦書き罫線あり

⇒文章が途中で曲がったりしないため

・紙は和紙

⇒手触りがいい、和紙の方がちょっと高級感ある

 

②封筒

封筒に関しても、便箋と合うように決めていきましょう。

退職時に書く手紙は、お礼状に該当します。

 

お礼状は、和封筒の縦書きが基本マナーということを知りました。

選んだ封筒は「封筒 長3封筒 大礼紙 和紙封筒 和紙」

 

便箋と合うように和紙で統一しました。

 

親しい相手へのカジュアルな手紙には、横書きの洋封筒(カラーや模様あり)などを用いてOKですが。

結婚式の招待状や、写真やカードを同封して送付する場合には有効です。

 

③筆ペン

手紙には、普段は絶対に使わないであろう、慣れない筆ペンを用いました。

中学生の授業ぶりに、筆ペンを買いましたね。

 

初心者には筆は固めで書きやすさを追求した「呉竹 筆ペン 万年毛筆 卓上 8号 DP150-8B」 にしました。

 

書きやすく、字が汚い自分でも味のある字を書くことができました。

  

④切手

切手は郵便物の種類によって料金が異なります。

 

手紙は定形郵便物の扱いです。

定形郵便物は、縦23.5cm,横12cm,厚さ1cm以内の郵便物を指します。

 

料金は以下の通り。

・25g以内の場合は84円切手

・50g以内の場合は94円切手

定形郵便物・定形外郵便物のサイズ・重さについて - 日本郵便

 

手紙は25g以内に収まると思いますので、84円切手で問題ないでしょう。

心配な方は重さを量るか、94円切手を貼っておけば安心。

 

切手は郵便局に持っていくとそのまま発送してくれますが、私は近所のセブンイレブンで買いました。

 

手紙を書く前にお世話になったことを振り返る

ここからは手紙を書く上での心の準備がスタート。

手紙を書く上で、欠かせないのが「何を書くか」です。

 

お世話になった人へ、お世話になったから手紙を書く訳ですが、何を書くべきか。

 

私はいざ筆ペンを手に持って書き始めたんですが、途中で筆が止まりました。

文章がグチャグチャで、結局、何を伝えたいのかまとまりません。

 

一旦筆を置き、まずはお世話になったこと、「何に対してのお礼」を書くか箇条書きしました。

 

  • 退職を決意した際に顔が浮かび、絶対にお礼を伝えたいと思ったこと
  • 入社してから仕事を続けられたのは○○さんに出会えたおかげということ
  • 入社前から面倒を見てもらい、入社後も研修時から応援してくれて心の支えだったこと

 

骨となる自分の想いを書き出してみました。

 

すると、「何に対してのお礼」なのか、お世話になったことをはっきり振り返ることが重要なんだと気づきます。

 

具体的なことはここでは省略しますが、この後は書き出した想いの詳細を書いていけばよいのです。

 

手紙を書くメリットを理解する

書きたいことが決まったら、今度は手紙ならではのメリットを考えます。

手紙を書く最大のメリットはなんでしょう?

 

LINEやメールの文章ではどこか味気ない。

本当に想っている言葉なのか定かではない、そう感じる人もいます。

 

でも手紙は違います。

 

手紙の最大のメリットは「書いた言葉の想いが強く伝わること」です。

 

手紙を書いて贈るという行為そのものが、想いとして伝わるからです。

書いた人から手書きで、相手だけに想いを言葉にして綴る。

 

手紙を書く時、何分も相手のことを思い浮かべてペンを握り、言葉を紡ぎます。

書き間違えて、書き直したりもします。

 

そんな手間暇をかけ、手紙を書き上げてくれたらどうでしょう。

悲しいでしょうか、それとも嬉しいでしょうか。

 

内容や言葉が稚拙であっても、少々暑苦しい言葉でも、手紙を書いくれた事実そのモノに価値があるんです。

 

ここまでが手紙を書く準備になります。

次に、実際に手紙を書く作業に移ります。 

 

退職時に上司へ手紙を書く

手紙は書くだけで価値があると、先ほど述べました。

 

もし、自分が手紙を貰う立場だったら?

あなたがもし上役だった場合、

旅先から一枚の絵葉書を欠かさずよこすような部下をイヤな部下と思うでしょうか、

可愛い部下と考えるでしょうか。

「十頁だけ読んでごらんなさい。十頁たって飽いたらこの本を捨てて下さって宜しい。」より

 

手紙の内容の詳細問わず、イヤな気分にはなりにくいかと。

 

その結果私は、手紙の内容は小難しい必要はなく、シンプルに感謝を伝えることにしました。

 

上司といえど、「手紙を読む人の身になって」書いた方が伝わると考えたのです。

時候の挨拶や結びの言葉など、堅苦しいことは抜きに。

 

実際に私が書いた内容を一部抜粋します。

拝啓 ○○さま

長らくご無沙汰しております、○○会社の○○です。

 

今日まで○○会社で働き続けられたことは、〇〇さんに出会えたからだと確信しており、感謝を伝えたく手紙を書きました。

 

〇〇会社へ入社して約○年の間、幾度の壁を乗り越え、今日まで懸命に働き充実した仕事を全うできたのも、○○さんにご指導頂けたおかげです。

 

○○さんには、入社前からお世話になり、入社後も私のことを応援してくださり本当に嬉しかったです。

 

この度、どうしても20代の内に別業界でチャレンジしたいという強い思いから、 ○○会社を退職することと致しました。

 

これまで、○○会社で充実した日々を送ることができたのも、何度も私と向き合ってくれた〇〇さんのおかげでした。

 

心より感謝致します。

本当にありがとうございました!

敬具 ○○より

 

堅苦しい挨拶は抜きにして、お世話になった事実と感謝の想いをただひたすらに、伝え続けました。

 

手紙は読む人の身になって、わかりやすい言葉でわかりやすく表現するのが一番だと思うのです。

 

手紙を書いたら、あとは3つ折りにして封をして、以下のように住所と名前を記載して切手を貼り、ポストに投函すれば完了です。

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手間暇かけて書いた手紙をポストに投函した後は、何とも言えない達成感があります。

 

決してメールやLINEでは感じられない、「人に伝えたいことを手紙にできた」という実感も芽生えました。

 

退職時に上司へ手紙を書いた結果

上司へ手紙を出したところ、数日後に返事が来たんです。

家のポストに手紙が入っていることに気づきました。

 

封を開けて読むと「先日は心のこもった素敵なお手紙をありがとう!」と書いてあるのです。

 

↓ 実際に届いた手紙

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読み進めていくウチに、私への想いや今後の将来に向けて、上司から労いの言葉がありました。

「あなたには○○会社というフィールドは、少し狭すぎたのかもしれません。何事にも真正面から真っ直ぐに取り組むあなたの強みを活かし、新天地での活躍を期待しています!」と。

 

手書きの字はデジタル書体で出せない味があり、インクの滲みやその人ならではの癖、特徴が伝わってくるんです。

 

心に届くんですよね。

 

最後には、 「いつの日かまたお会いできる日を楽しみにしております。いつでも遊びにきてください」と、実家の住所と一緒に写真も同封して下さりました。

 

こうして、面倒くさがりな私でも手紙を書けました。

また手紙を書きたいな。

 

面倒くさい手紙に対する印象は、手紙を書き、手紙の返事がくると変わるのかもしれません。

 

今日はこんなところで。 

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

 

今後も、みなさまのお役に立てる情報を発信していきますので、何卒よろしくお願いします。

   

−書き手−

キャリアコンサルタントの春木(@harukichi_macho)