「お前、メモくらいとれよ。仕事で上達したければメモ取れよ」
新人時代、先輩にいわれた言葉だ。
それ以来、汚い字ではあるけれども、仕事でメモを鬼のようにとってきた。
いまではパソコンをタイピングしてメモをとることが増えたが、未だに資料作成の前に構成をビジュアル化してメモを書く。
例えばこんな風に。
こうすることで、頭の中で思考が整理され、何よりも仕事が見える化されるので効率が爆発的にアップする。
そんなメモをとる技術は、なぜ必要なのかについて話していきたい。
なぜ仕事でメモをとる必要があるのか？
メモとは、忘れないように要点を書き留めることだ。
要点を書き留めることで、やるべき仕事を明確化させる。
そのことにより、仕事の効率性をアップすることが可能となる。
メモをとることで、仕事が効率的に捗る理由がある。
仕事でメモをとるべき理由は３つに集約される。
①人は忘れてしまう生き物
人は忘れる生き物だと、エビングハウスの忘却曲線の理論が証明している。
我々は、一度覚えたことを１時間後には、半分以上を忘れている。
詳しく知りたい方はコチラの記事を読んで頂きたい。
人間は忘れてしまう生き物という前提を考えると、メモを取り、重要なことを忘れないように書き留めておくのがよいだろう。
②メモは礼儀
新人であれば、きっと仕事の進め方がわからなくて、先輩に聞くシーンが多々ある。
そんな時、話だけ聞いてメモを取らないのは失礼だ。
もし一度聞いたことを、メモを取らずに忘れてしまったとする。
そして、また先輩に聞いたとしよう。
自分が先輩の立場だったら「メモも取らねぇような奴に２度も同じこと話すのは時間のムダ」と思うだろう。
だが、書いたメモを持ってきて「この部分だけもう少し詳しく教えてください」と聞かれたら、「しょうがないな」と教える気持ちが湧く。
つまり、メモは礼儀としても機能するのだ。
③忘れるためにメモを書く
命じられた仕事、依頼された案件がすぐその場で終えられるものなら、メモの必要はない。
だがサラリーマンは、この「すぐに」「その場で」が、できない仕事が往々にしてある。
仕事の中には、日を改めるものや、じっくり時間をかけて完遂するものもある。
だからサラリーマンはメモをとり、忘れないようにする。
この、忘れないようにするためにメモをとると①で説明したが、これは同時にメモした仕事を一時的に忘れるためでもある。
メモを取れば、いったんその仕事は忘れることができる。
忘れることができれば、目の前にある緊急の業務に集中できる。
これがメモを取る３つ目の理由「忘れるため」である。
メモを書くことを目的化しないための技術
よくあるのが、「メモを書いて満足してしまう」ことだ。
メモを書くことにより、一定の仕事をしている感を得られ、満足してしまうことがある。
だが、これでは本末転倒だ。
メモの本来の価値を損なってしまう。
メモで要点をまとめ、明確化された仕事を処理するまでがメモの役割だ。
だから、書いて終わりではなく、仕事が終わるまでメモは目の見えるところに置いておく必要がある。
パソコンでメモを取るならば、マイクロソフトの付箋アプリでデスクトップに表示させよう。
これと併用して、僕はマイクロソフトのOutlookというスケジュールアプリのカレンダーに予定を作成し、直接メモを書いて見える化している。
他にも、スマホで忘れないように仕事で急遽発生したメールを送ったり、思いついたアイデアをLINEに書き留めている。
そうすることで、絶対にメモした内容を見返すし、書いたことを忘れない。
これが、メモを書くことを目的化しないための対策だ。
書いたメモを忘れず、仕事が完結させるための仕組みづくりをすることが重要なのだ。
メモは人との合意形成に役立つ
メモの効力で最も優れているのは、書いたメモを元に、人との認識を簡単に確認できる点だ。
たとえば、僕はお客様や上司の前でメモを取ったら、その場で必ず内容を確認する。
「Aの仕事は明日まで、Bの仕事は来週中で、Cの仕事は来月までに完了させればよいですか？」と、メモを見せながら確認するのだ。
もし間違っていたら「違うよ、Bの仕事も明日までだよ」と教えてくれる。
メモを見返しながら「確認させてください」と、このアクションを取るだけで、仕事のミスは格段に少なくなる。
口頭での指示や依頼をメモするのは、一種の伝言ゲームだ。
だから、伝言が間違わないように、メモをとってお互いに確認しあうのだ。
それはお客様や上司もよくよく承知している。
もしメモをとらずにいたら、「この新人、メモもとらずに本当に大丈夫か？」と心配になる人もいるだろう。
しかし、メモをもとに念押しすればそんな不安もなくなる。
そして「あの新人、なかなかできるやつだな」と褒められる。
また、人に対して口に出して確認することで、仕事内容がきちんと自分の中で整頓される。
僕の８年間のサラリーマン生活の経験上、仕事ができる人や一目置かれている人はメモを使い倒している。
彼らは、別に超人的な能力を持っているわけではない。
だが、常にこういう細かい気配りをしているから「仕事ができる」のだろう。
つまり、仕事ができる・できないは、ほんのちょっとした心掛けの違いかもしかない。
以上。
今日はこんなところで。
−書き手−
キャリアコンサルタントのHARUKICHI.（@harukichi_macho）
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