キャリログ。

キャリログ

サラリーマンのキャリアを応援するwebメディア

キャリログ。

在宅勤務で仕事を効率的に処理するための10の秘訣

「コロナのせいで在宅勤務になったけど、仕事のモチベーションが上がらない…」

そんな風に悩む人がいる。

 

世界経済が滞っている中、どの会社も今後の業績に暗雲が立ち込めている。

こんな時だからこそ、会社を潰さないためにも、一人ひとりの頑張りが求められる。

 

先が見通せない中、在宅勤務を毎日続けていく内に、

「誰も見てないし、サボってもいいやw」と思う時がある。

 

正直、人が見ていないところでずっと頑張り続けるのは辛い。

「他人の目があってもなくても、同じようにストイックに頑張れるのは、強い人間だけだ」

f:id:haruki19940608:20200415210105p:plain

漫画「ドラゴン桜」より

とはいっても、しばらく在宅勤務が続くであろうことに変わりはない。


在宅勤務を受け入れた上で、いかにモチベーションを上げるか、そう考えた方が建設的だ。

 

僕が実践している、在宅勤務で仕事のモチベーションを高め、仕事を効率的に処理するための10の秘訣を紹介する。

  

  

①朝起きたらパジャマを着替える

2月頃、僕は初めての在宅勤務を経験した。

まだ未熟者だった。

 

起床してからパジャマ姿のまま仕事した。

しかもベットの上で。

朝10時頃、二度寝した。

 

だから、絶対にパジャマのまま仕事しちゃダメゼッタイ!

しっかり仕事に行くみたいにスーツに着替えるか、最低でも私服に着替えてメリハリをつけよう。

 

②仕事のスタート時に1日の内容をチームメンバーに共有

在宅勤務のはじめにやるべき仕事は、チームメンバーに自分の今日やる仕事内容を共有することだ。

 

以下のように、時間割みたいに記載して共有すると、立てたスケジュールにコミットしやすい。

例)

みなさん、おはようございます!

本日、在宅勤務にて仕事します。

業務内容を共有するので、確認ください。

 

<本日の業務>

09:00〜10:00 メール対応

10:00〜11:00 ●●の報告資料作成

11:00〜12:00 ●●へ提案資料作成

12:00〜13:00 昼休憩

13:00〜14:00 ミーティング①

14:00〜15:00 ミーティング②

15:00〜16:00 ミーティング③

16:00〜17:00 メール対応

17:00〜18:00 残務整理

 

本日も一日よろしくお願いします!

 

学校のように、時間割りを立てて行動すれば、やるべきことが明確化される。

サボった場合には、上司や周りのメンバーにバレてしまうため、サボれないのだ。

 

もちろん、スケジュール自体を嘘つくという邪道もあるが、性善説に基づき、あなたを僕は信じたい。

 

③午前に重要な仕事を終わらせる

午前中に重要な仕事を終わらせよう。

僕だったら、資料作成、メール対応、企画立案などをやっている。

 

理由は、朝は問い合わせの連絡も少なく、誰にも邪魔されずに集中できるから。

あと、朝の方が脳がよく働くため、仕事が捗る。

f:id:haruki19940608:20200416173337p:plain

脳が働く最強の時間帯は2つある | 脳にまかせる勉強法 | ダイヤモンド・オンライン

個人的には、朝日を浴びてやる仕事は気持ちいいから好き。 

 

④午後にミーティングやコミュニケーションに時間を割く

午後になると、さすがに集中力が切れる。

そこで、オンラインミーティングや雑談チャットなどを織り交ぜるのだ。

 

人と会話するのに、頭はさほど使わないから疲れない。

また、ずっとパソコンとにらめっこしても、目が疲れるだけだ。

 

人と話すことで、目と頭を休めよう。

 

⑤25分作業したら5分休憩をするポモドーロ・テクニックを使う

人間の集中力は1時間しか保てないそうだ。

僕の場合、30分も保てない。

 

そこで、ポモドーロ・テクニックを活用する。

ポモドーロテクニックとは、

仕事や勉強、家事などのタスクを25分間続けた後に5分の休憩を取り、

そのサイクルを最大4回続けるという時間管理術のことだ。

ポモドーロ・テクニック:世界が実践する時間管理術はこうして生まれた | キャリア | 最新記事 | ニューズウィーク日本版 オフィシャルサイト

 

25分を1区切りで仕事を分けると、集中力が無いときも頑張れる。

また、メールにしろ電話にしろ、多くのタスクは25分あれば1区切りつくので、汎用性が高い。

 

⑥BGMを聴きながら作業する

カフェで流れるようなBGMを流して仕事をするとよい。

僕の場合はもっぱらジブリのピアノメドレーをBGMとして流し聴きしている。

 

自宅のはずが、まるでカフェのような空間になる。

BGMを流すだけで、かなり作業に集中できる。

 

テレビだと気になって仕事が手につかないし、無音で仕事するのはちょっと嫌だ。

そんな時にBGMを流して仕事をすると、最強に捗ることに気づく。

 

⑦オンライン会議を有効活用する

このご時世、SkypeやZoom、Teemsなどのオンライン会議ツールが数多く活用される。

個人的には、打ち合わせだけの目的で活用せず、気が散ったときに雑談できるオンライン空間として活用する。

 

一人でサボりそうな時は、先輩や後輩をオンライン会議を開催して呼び寄せ、監視してもらう。

 

監視されることにより、作業をサボることが物理的に難しくなるのだ。

もちろん、休憩がてら雑談するのも良しだ。

 

⑧電子ハンコを活用する

 出社せずに上司から承認をもらうのは無理だ。

良きに計らえということで、電子ハンコを活用していこう。

 

Wordやエクセルで出力したファイルに、ハンコもどきを押してもらうのだ。

デジタルスタンプのイラスト | かわいいフリー素材集 いらすとや

メールで承認印を依頼すれば、かなり仕事は捗る。

一歩も出歩かずに承認がもらえるのは楽だ。

 

↓コチラで無料ダウンロードできるよ

電子印鑑の作成方法10選!無料ツール・webサイト・エクセル | 実印のおすすめ情報と人気ランキング

 

⑨仕事の期限を今までよりも細かく決めて管理する

在宅勤務でありがちなのが、自由過ぎるあまり、仕事の期限を緩くしてしまうことだ。

「まっ、この仕事は今日じゃなくてもいいや〜」

 

そんな風に自分に甘えだすと大変なことになる。

じいちゃんにぶっ叩かれる。

f:id:haruki19940608:20200416175920p:plain

漫画「鬼滅の刃」より

 

冗談はさておき、困るのが自分だけならまだしも、他人に迷惑をかける。

期限を設けずにダラけると、積み残しが多くなり、いざ仕事を誰かに渡すにしても、細かな説明をしないと相手に伝わらない。

 

時間と手間を要するのだ。

メールや電話でも、伝えきれる内容には限界がある。

  

後々、ダラけた分の仕事が雪だるま式に増え、処理が追いつかなくなるのだ。

だから、在宅勤務のときには今まで以上に仕事の期限を自分で決め、相手に約束する必要がある。

 

逆に、相手に対しても「いつまでに仕事を処理する必要があるか」確実に伝えて管理しよう。

 

⑩1日の終わりに自分へプレゼントを用意する

在宅勤務の日々は想像以上につまらない。

憂鬱過ぎて、「コロナ疲れ」といわれ始めている世の中だ。

 

せめてものご褒美に、自分に何か一つ、毎日プレゼントを用意することをオススメする。

僕の場合は、それが缶ビールだった。

 

在宅勤務を1日がんばったご褒美に、決まって18時に缶ビールをプシュッとさせる。

カイジになれる。

f:id:haruki19940608:20200416180903p:plain

漫画「カイジ」より

こうして、次の日の仕事を頑張ろうという活力を準備しておく。

翌日の朝、張り切って仕事に取り掛かれること間違いなしだ。

 

毎日、何か一つでも自分にプレゼントを贈ろう。

 

まとめ

今日のまとめ

<在宅勤務で仕事を効率的に処理するための10の秘訣>

①朝起きたらパジャマを着替える

②仕事のスタート時に1日の内容をチームメンバーに共有

③午前に重要な仕事を終わらせる

④午後にミーティングやコミュニケーションに時間を割く

⑤25分作業したら5分休憩をするポモドーロ・テクニックを使う

⑥BGMを聴きながら作業する

⑦オンライン会議を有効活用する

⑧電子ハンコを活用する

⑨仕事の期限を今までよりも細かく決めて管理する

⑩1日の終わりに自分へプレゼントを用意する 

 

ぜひ、明日から実践してみてほしい。

マジで仕事が効率的に処理されるから。 

 

在宅勤務で仕事のモチベーションを維持するのは大変なことだ。

だが、この状況はあと数ヶ月は続くことが予想される。

中には、モチベーションを維持できず、サボったり遊んでしまう人も沢山でてくるだろう。

 

それでも、あなたは辛抱するしかない。

人が遊んでいる時にこそ、努力するのだ。

f:id:haruki19940608:20200416125550p:plain

漫画「はじめの一歩」より


共にがんばろう。

 

以上。

今日はこんなところで。 

 

−書き手−

キャリアコンサルタントのHARUKICHI.(@harukichi_macho) 

 

この記事が良かったらシェアよろしく! 

ツイッターフォローかはてなブログの読者登録で、毎日記事を届けます!

twitter.com

 

↓Noteでコラムも書いてます

note.com

 

↓キャリア相談、話を聴いて欲しい方はこちら

harukichi3.base.shop