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ビジネスマンに必要なPDCAサイクルを知れば、効率的に仕事ができる

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PDCAサイクル

「PDCAサイクルを回して業務に取り組むことが重要だ」

 

入社した際の新人研修で、講師からそう習った。

正直、「んなもん知るか」と心の中では思っていた。

 

だが、いまとなっては工場で働く生産エンジニアとして、日々PDCAサイクルを回している。

PDCAサイクルは、品質管理をする上で有用だ。

 

日々の業務改善からプロジェクト運営、小さなタスク処理まで、汎用性の高いビジネススキルとして活用できるのがPDCAサイクルだ。

 

では、PDCAサイクルとは何なのか?

 

 

PDCAサイクルとは何か?

PDCAサイクルとは、工場で品質管理を進める上では欠かせない手法だ。

僕も業務で活用している。

PDCAサイクルとは、

Plan(計画)」

Do(実行)」

Check(評価)」

Action(改善)」の頭文字をとったもので、業務の効率化を目指す方法の1つです。

 

日本では1990年代後半からよく使われるようになった方法で、計画から改善までを1つのサイクルとして行います。

PDCAサイクルとは? 効率的に回す方法 / ToDoにまで落とす具体例より引用

 

図に表すとこうだ。 

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PDCAサイクルとは? 効率的に回す方法 / ToDoにまで落とす具体例より引用

 

つまり、業務を手戻り無く効率的に進め、目的を達成するために必要なレシピのこと。

 

レシピなしで料理するのは難しいのと同じく、仕事でもレシピがなければ何から手をつければよいか分からない。

 

そこで、PDCAサイクルというレシピを用いて業務に取り組むことで、成果を出しやすいことを発明したのだ。

PDCAサイクルは、USの統計学者ウィリアム・エドワーズ・デミング博士(19901993)によって提唱され、普及しました(そのためにPDCAサイクルはデミング・サイクルとも呼ばれる)

第5回 「PDCA」の意外な歴史と本質 (1/2) - ITmedia マーケティングより引用

 

では、このPDCAサイクルの活用事例を考えてみよう。

 

PDCAサイクルの活用例

PDCAサイクルの活用例を順を追って考えていく。

例えば「牛乳工場の生産ラインにおける、1日の生産数量をあげる」ことを考えるとする。

 

まずPlan(計画)を建てる。

・いつまでに達成するのか?

・1日の生産数量を上げる必要がある目的は何か?

・現状は1日にどのくらい生産できているのか?

・これを成し遂げるために他に人員は必要ないのか?

・投資はいくらまで可能なのか?

などを考え、ガントチャートを作成して計画を見える化させる。

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エクセルでガントチャートを作成する5つの方法 | 作りやすさを比較!サンプルあり | ビズルートより引用

 

次に、立てた計画を実行(Do)していく。

実行していく中で、計画通りにいかないこともある。

 

また、なぜ計画修正が発生したか後で振り返れるように、記録を残す。

 

仕事には突発的なトラブルがつきものだ。

その都度、最適解を考えて行動していこう。

 

行動は1週間単位で実行する。

1ヶ月だと長過ぎてPDCAサイクルが遅くなるし、1日ではPDCAサイクルを回しきれないためだ。

 

行動し終わったら、評価(check)していく。

スケジュール通りなのか遅延しているタスクはないかを。

また、やってみて良かった点・悪かった点を確認していく。

 

そうすれば課題が浮き彫りになってくる。

例えば「牛乳の原材料がそもそも足りなくて、これ以上の生産数量は無理」みたいな大きな課題から、「人員不足で生産ラインに人が足りていない」という小さな課題が発生する。

 

最後に、改善(Action)する。

挙がった課題に対し、解決方法を考える。

「牛乳の原材料が足りない」

→メーカーと調整をする

「人員不足でひとが足りない」

→人を増やせる方法を考える

 

そして、立てた計画(Plan)をアップデートし、行動(Do)する。

こうしてPDCAサイクルは回っていくのだ。

 

PDCAサイクルの強みと弱み

PDCAサイクルの強み

PDCAサイクルは、目標・やることが明確になるため、行動に集中しやすい。

また、課題や問題が浮き彫りになり、問題解決手法としては有用である。

 

そして最大の強みは 、誰でもこの手順を守れば仕事が進むこと。

 汎用性の高さにある。

 

経営コンサルタントが使うような、3C分析やSWOT分析などのフレームワークは、普通のサラリーマンには使いこなすことが難しく、活用できる場面がまずない。

 

だが、PDCAサイクルはどんな仕事でも活用できるのだ。

 

PDCAサイクルの弱み

PDCAサイクルは、計画がずさんだったり実現性が低すぎると成果を出せない。

実行だけして評価せずに改善をしない場合、ただやっただけで仕事が進まない場合もある。

 

また、評価できても改善策が思いつかず、次の計画を練れずに諦めてしまうケースもある。

 

そして、最大の欠点は時間が掛かるということだ。

PDCAサイクルを一通り回すのに、業務内容にもよるが、1日では完結しないことばかだ。

瞬発的な仕事には、あまり向いていないのだ。

 

そして、前述したように計画の準備段階で失敗した場合、費やした時間を大きく無駄にするリスクがある。

 

したがって、PDCAサイクルで最も時間を掛けるべきなのは、最初の計画(Plan)なのだ。

準備を失敗すると大変だと、覚えておいてほしい。

 

あのアメリカ哲学者も、そう語っている。

「準備するのを失敗することで、あなたは失敗の準備をしているのだ。」

 ベンジャミン・フランクリン 

 

まとめ

今日のまとめ

・汎用性の高いビジネススキルがPDCAサイクル

・PDCAサイクルを用いて業務に取り組むことで、成果を出しやすい

・最大の強みは 誰でもこの手順を守れば仕事が進む汎用性の高さにある

・PDCAサイクルで最も時間を掛けるべきなのは、最初の計画(Plan)であり、計画を失敗すると大変

 

PDCAサイクルを身につけるためには、実践してトライアンドエラーを繰り返すほかない。

 

仕事の中で実践する過程で、自ずとPDCAサイクルの流れとやるべきことが分かってくる。

考えるだけで終わらせず、ぜひ行動してPDCAサイクルを実践していこう。

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漫画「インベスターZ」より

 

以上。

今日はこんなところで。 

 

−書き手−

キャリアコンサルタントのはるきち(@harukichi_macho) 

  

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