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社会人になる前に勉強すればよかった、ビジネス文書の書き方

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社会人になる前に勉強すればよかった、ビジネス文書の書き方

 

どうも、キャリアコンサルタントのはるきち(@harukichi_macho)です。

今日は、「社会人になる前に勉強すればよかった、ビジネス文書の書き方」ついて。

 

日々の仕事で欠かせない、メールで使用するビジネス文書の書き方を説明します。

自分も社会人歴8年目を4月に迎えますが、毎日メールやLINEを始めとした、コミュニケーションツールは業務で欠かせません。

 

たとえば、自分は生産技術エンジニアという業務柄、以下の用途でビジネス文書を活用します。

 

・挨拶/お礼

 

・資料構成の相談

 

・アポイントメント

 

・報告資料の確認依頼

 

・社内外関係者への依頼対応

 

他にもまだまだありますが、代表的な例としては上記のような活用例が多いです。

7年間もサラリーマンとして日々ビジネス文書を扱うと、少なからず型や使用頻度の多い事例が身についてきます。

 

今日は、そんな7年間のサラリーマン生活を通して培った、ビジネス文書の有用性について説明していきます。

 

●目次

 

ビジネス文書とその役割

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ビジネス文書

 

ビジネス文書とは、仕事を円滑に進めるための文書のことです。

これを書く目的は、自身や会社全体の業務が滞りなく進めるためであり、そのコミュニケーション手段としてビジネス文書を用います。

 

我々は日々、様々な人とコミュニケーションを取りながら仕事を進めます。

社内の人だけでなく、お客様や取引先とアポイントを取る、日時を決める、取引金額を伝えるなど、多岐にわたります。

 

そのとき口頭でやりとりし、記憶だけに頼ると非常に危険です。

後で「言った」「言わない」の誤解が生じることがあるからです。

 

そこでビジネスでは「文書主義の原則」があります。

重要な情報は口頭だけでなく、文書にして記録や証拠として残すというルールです。

確実に文字に残してお互いに明文化しておく必要があるというわけです。

 

また、自分の考えていことを文書にすることにより、「言語化」できているか確認するためにも使用します。

聴いた情報や見た情報を頭では理解しているようでも、いざ文書にしてみると「あれっ、これってどういう意味だ?」と自分の思考が整理されます。

 

なので、まとめるとビジネス文書の役割は以下3点です。

 

①業務を円滑に進めるため

 

②記録や証拠として残すため

 

③自分の考えていことを「言語化」するため 

  

ちなみに、ビジネス文書を書くスキルは、10年先、20年先も間違いなく無くならないビジネススキルです。

 

パターン化された定型文書などはあります。

が、最終的に1つ1つのビジネス文書には、コミュニケーションを取る相手に意図した行動を取ってもらうので、絶対的な正解がないのです。

 

では、このビジネス文書を書くときの注意点について次は説明します。

 

ビジネス文書を書くときの注意点

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ビジネス文書の注意点

 

「ビジネス文書」と「私文書(プライベートで書く文)」は異なります。

ビジネス文書では、責任の重さがまるで違います。

なので、私文書のように個人の感情や主観など、事実以外のことはなるべく書かないことが重要です。

 

私文書の主語は「自分」ですから、責任を負うのは自分ひとりです。

ですが、ビジネス文書となると、主語は「会社(自分たち)」に置き換わり、自社の総意としてメッセージは発信されて受理されます。

記録や証拠に残るリスクもあるため、迷ったときは自己判断せずに上司や先輩に確認してから送信ボタンを押すようにしてください。

 

また、ビジネス文書ではシンプルな論理性が求められます。

では、シンプルな論理性とは何か?

それは「誰が読んでも理解できる内容」であるかということです。

 

そのために、目的を明確にして「5W2H」を駆使して内容をシンプルにしていきます。

 

「5W2H」とは、以下のことです。

What(何を)

Why(なぜ)

Who(誰が)

When(いつ)

Where(どこで)

How(どうやって)

How lomg(どのくらいの期間で)

 

これを抜け漏れない文書こそが、ビジネス文書の基本となります。

逆にこれらの情報が抜けた時、相手に意図したコミュニケーションを取れません。

その結果、何度もメールを送り直したり確認しなおすなど、仕事の手戻りが鬼増えます。

 

たとえば、ビジネス文書を知らない人が親しい取引先へこんなメールを送ったとします。

 

ビジネス文書ではないケース

株式会社 ▲▲ ●● さま

いつもお世話になっております。 

株式会社キャリログのはるきちと申します。

 

この度は御社と打ち合わせをしたく、ご連絡しました。

つきましては、ご都合の良い日時を教えて頂けませんでしょうか?

 

何卒よろしくお願いします。

 

株式会社キャリログ 

はるきち。

 

いかがですか?

何かもの足りませんか?

てか、全然物足りませんよね?

あなたが取引先だったら、どう思いますか?

 

「お前の会社が打ち合わせしたいのに、全然何を打ち合わせしたいのかわからんわ!」

 

とツッコミたくなりません?

 

5W2Hが不足しているので、相手に打ち合わせをしてくれるか分からない状況になります。

このメールだけ読むと、緊急でもないし後回しの回答で良いと感じます。

 

では、これをビジネス文書になおしてみましょう。

 

ビジネス文書のケース

  株式会社 ▲▲ ●● さま

いつもお世話になっております。

株式会社キャリログのはるきちと申します。

 

この度は御社と✗✗の新サービス導入検討について打ち合わせをしたく、ご連絡しました。(What)

本サービスは御社で現在使用している弊社の✗✗と比較し、30%のコストダウンが実現できますので、ぜひご提案させてください。(Why)

 

また、打ち合わせには弊社から私ともう2名の計3名御社へ出向きます。

そこでプレゼンテーションを実施させて頂きます。(Who & Where & How

 

つきましては、以下の日時の中から都合の良い日時を教えて頂けませんでしょうか。

以下の候補日時で御社の都合が厳しければ、都合のよい日時を教えてください。(When

 

第一候補:3月10日 13:00〜

第二候補:3月11日  9:00〜

第三候補:3月12日 17:00〜

上記の候補が厳しい場合:●●月▲▲日  ■■:■■〜 希望

 

また、是非御社へ早急に提案させて頂きたい案件となりますので、来週中に回答をお願いします。 (How long

以上、何卒よろしくお願いします。

  

株式会社キャリログ

はるきち。

  

いかがでしたか?

先方からのメールの返信が来たら、すぐ打ち合わせの準備が進められる感じしますよね。

 

これに付け加えて、お金が必要な時は「いくら費用が発生するか」なども考慮して書くとよいでしょう。

 

敬語や謙譲語などの文章テクニックも大事ですが、そこが微妙でも致命的な文書にはなりません。

それよりもビジネス文書として「誰が読んでも理解して次の行動ができるか」を重要視すべきです。

 

そのためには、最低限「5W2H」を抑えた文書をかき、相手に意図した行動を取らせることが最優先なのです。

 

実際の仕事では、コミュニケーションのミスで後々取り返しのつかない大きな失敗に繋がります。

 

なので、できるだけ要点を抑えて相手に伝わる文書をかくことで、自身の仕事における生産性向上にも寄与します。

 

まとめ 

今日は「社会人になる前に勉強すればよかった、ビジネス文書の書き方」ということで、新社会人の前にぜひ読んで欲しいビジネス文書について書きました。

 

<本日伝えたビジネス文書の書き方>

●ビジネス文書を書く理由

・業務を円滑に進めるため

・記録や証拠として残すため

・自分の考えていことを「言語化」するため 

●ビジネス文書の書き方

・会社の看板を背負っている責任を念頭におく

・「誰が読んでも理解できる内容」を書く

・5W2Hを活用して書く 

 

社会人になれば様々なビジネススキルを身につけていくと思いますが、まずはこの基本から学んでいってくださいね。

 

ぜひ、社会人になる前のみなさんの参考になれば嬉しく思います。

 

今日はこんなところで。 

  

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はるきち。 

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