ハルはるcAreer。

キャリログ。

埼玉の高卒会社員が楽しく働くための雑記。

ビジネスで意見を上手く伝える超重要な基本技

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どうもキャリアブロガーの、ハルはる(@cccconstancy)です。

休日はやっぱり気分転換になりますね。カフェで珈琲を片手にまったり。気が安らぎます。綺麗な女性を見て目の保養にもなるし。 先ほど珈琲を注文したのですが、少しぬるかったので温め直しをお願いしました。

 

「この珈琲少しぬるいので温め直してもらってもいいですか?僕、温かい珈琲が好きなんです。うん。」

 

猫舌じゃないよ、僕。面倒くさい客だなぁと思われていたら辛い気持ちに僕もなるなぁ。ですが、自分の意見を相手に伝えて願望を叶えるのって大事だと思いませんか?それで願望が叶わないとしても、意見を伝えて状況が変わらないのであれば、別の策を考えて次の行動に繋がると思うんですよね。建設的な生き方だと思うんです。

 

日常生活でもビジネスでも、人は自分の意見をしっかりと相手に伝えることができないと損をするということです。

 

ということで、本日はビジネスで意見を上手く伝える超重要な基本技について書いていきます。

 

ビジネスでなぜ意見を伝える技術が大事か

伝える基本技の前に、なぜビジネスにおいて意見を伝える技術が必要かについて説明します。

 

上司に新しい企画のプレゼンをするとします。資料作成には膨大なデータを集め、この企画が会社にとってどれほど利益があることかは資料をしっかり読めば伝わりそうです。しかし、いざプレゼンをしてみると、上司の反応は微妙。上司からは「企画の意図は何となく分かったけど、本当にこの企画大丈夫なの?」とひとこと。何がいけなかったのか?

 

人は、分からないと脳が考え出すと即座にこれはよくないモノと考えます。今回のケースでは、企画の内容はよいが、伝え方がいまいちでは自然とこの企画を通してよいものか不安になったわけです。

 

これはプレゼンに限ったことではなく、日常の業務でも先輩やクライアントに自分の意見を上手く伝えられないと、物事が前に進まず時間を消費します。

 

よくビジネスでは相手の目線に立って話せと言う教えがありますが、相手が理解しないで意見をぶつけてもそれは何の意味もないということ。

 

いちビジネスマンとしては、自分の意見が相手に伝わらないことほど辛いことはないと思います。

 

それを改善するために、相手に意見を伝える超重要な基本技をお教えします。

 

素早くお願いをする「PR法」

PR法とは、数分で話し相手にお願いや説明をすればよいことを簡易的に済ませる便利な技です。

 ・Point ・・・結論

 ・Reason・・・理由

 

先に結論を話して、その理由を伝える。シンプルな技ですが、ビジネスの場では誰しもスピーディーに仕事を進めたいので、かなり重宝できます。

 

◆ケーススタディ

Q.あなたは明日の会議で使用する資料を作成しましたが、不備がないか不安です。先輩に資料を確認してもらおうと思い、お願いをしますがどのようにお願いしますか?

 

NG)すみません、先輩って資料作成とか得意ですか?明日の会議で使用する資料を先輩は作ったことあります?僕、上司の〇〇さんから資料を作ってくれっていわれて困っているんですよね・・・。何のために資料作るのか訳わからないですけど。もし良かったらでいいんですけど、P僕の作った資料を見てフィードバック頂けませんか?

 ⇒ダラダラと私情を述べたあげく、目的もよく分からないのに資料を見て欲しいとお願いしてきました。このような後輩の面倒を見たいと思いますか?

 

GOOD)P先輩、明日の会議で使用する資料を作ったので確認して頂いてもよいですか?Rまだ資料を作り慣れていなくて、特に市場データについて抜け漏れがないか不安なので確認してもらいたいです。

 ⇒要点を整理してスマートに意見を伝えていますね。確認をお願いした理由も明確ですから、面倒をみたいと誰もが思います。

 

このように、PR法を使うだけでお願いを素早く行えるのです。時間が無いときにはPR法を使って円滑なコミュニケーションを取りましょう。

  

相手に論理的に説明する上で欠かせない「PREP法」

PREP法とは、PR法に加えて、以下の青字の内容が増えた伝える技術になります。

・Point・・・結論

・Reason・・・理由

・Example・・・事例、具体例

・Point・・・結論

 

 

一見、PR法と大差なく感じますが、事例を加えることにより、理由を補強して相手により一層の納得感が生まれます。最後に結論を繰り返すことで、自分の意見が何だったのかを論理的に再認識させることができます。

 

◆ケーススタディ

Q.あなたは新入社員の後輩に毎年やる雑用について説明してやってもらわないといけません。さて、あなたはどのように後輩に説明をしますか?

 

NG)P後輩くん、毎年、新入社員は雑用として朝早くきて掃除をする決まりになっているからよろしく。とやかく言わず掃除すればいいから。

⇒体育会系の筋肉バカならこれで通じるかもしれませんが、納得しない新入社員もいるかと思います。「目的も分からないのに何で俺が雑用するんだよっ!」と反発してくる子もいるかもしれません。伝え方がイケてません。

 

GOOD)P後輩くん、毎年、新入社員は雑用として朝早く会社にきて掃除をする決まりになっているからよろしく。Rきみはまだ会社に貢献できることが少ないと思うから、デスク掃除などをして、職場の人が清々しく働ける職場を作って会社に貢献して欲しい。E僕はね、入社したばかりに掃除を一生懸命やったおかげで、先輩たちに可愛がって貰えたり、どんな仕事も頑張れる積極性が磨かれたんだ。Pだから君にも、雑用かもしれないけれど、掃除をいま与えられた最高の仕事だと思って取り組んでほしい。

⇒なぜ掃除をしなければいけないのかを自分の経験を交えて説明しており、新入社員も取り組む意欲が湧くような説明です。その仕事の先に待っているビジョンをしっかりと意識させるために事例を用いたPREP法はとても説得力のある説明の仕方だといえるでしょう。

 

PREP法は、相手に短い時間で論理的に説明をできる技術。多くのビジネスマンは忙しいので、短い時間で説明や意見を述べることが常に求められているため、実用性が高い技術となっている。また、文書でも活用できるので、メールなので相手に説明する際にも活用できます。

 

まとめ

伝え方が悪いとビジネスで時間と質を損失します。

人は聞き手の際には、冒頭の30秒ほどが集中力が最大限に高まると言われています。最初の説明で伝えたいことを相手に理解させることができなければ、その議論や対話の質を悪くし、時間も浪費してしまうのです。

 

自分が時間をかけて作った新製品の提案資料も、クライエントに伝わらず欲しくないという結果になれば労働が無駄になります。それを損なわないためには伝える技術はとても大切です。

 

世の中には売れないモノには2つの理由があるといわれています。

※ここでは「モノ=仕事のおける自分の意見」に置き換えてください

 

1つ、「そのモノ自体に価値がない」ということ。

2つ、「そのモノの価値を適切に伝えることができていない」ということ。

 

多くの場合、伝える内容に価値がないことよりも、伝え方が間違っている場ことがほとんどです。

 

ですから、自分の意見という大事な主張をしっかりと仕事でアウトプットして役立たせるためにも、相手に伝わるエレガントな技術を身につける必要があると思います。

 

明日からぜひ、職場・日常生活で使って役立ててほしいと思います。

 

 

今日はここまで!

そいじゃ! 

 

ハルはる。

 

 

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金曜日の世間に流れる浮遊感が好きだ

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どうもキャリアブロガーの、ハルはる@cccconstancy)です。

華の金曜日だというのに、残業して帰宅して飯食って風呂に入ったら、本日が終わるという現実に膝から崩れ落ちました。膝が痛い。僕だって華金を楽しみたいじゃないですか、とりあえず金麦とピザポテトをコンビニで買ってきたのでこれから食します。優勝です。

 

僕はとにかく金曜日が好きなのですが、その理由は世間の金曜日が賑やかで輝いて見えるからです。

 

どうぞ、少しお付き合いくださいませ。

 

金曜日の世間に流れる浮遊感が好きだ

夜の21時。今日は街ゆく人が笑っている。会社員も大学生も高校生もだ。そうだ、今日は待ちに待った金曜日。みんな明日の休みに浮かれて羽目を外しているんだ。

 

いつも怖い上司も会社の先輩も、今日は笑っている。今朝の満員電車で死にそうな顔をしているみんなはどこに行ったんだろうか。まるで人が変わったように陽気に笑って楽しんでいる。人を180°変えてしまう力がある金曜日。

 

仕事帰りのOLが駅のデザートコーナーで、1週間を頑張り抜いたご褒美に何を買おうか悩んでいる様子。結局シュークリームを買って微笑んでいる。なんたって今日は金曜日。

 

電車に乗ると、アサヒのビール缶を片手に気持ちよさそうにウトウトしている。降りるべき駅を間違えないで帰って欲しいけど、今日くらいはずっと寝かしてあげたい。だって金曜日だから。

 

僕は、金曜日が好きだ。1週間の中で多くの人が笑顔になっているから。仕事で疲れる毎日だけど、金曜日が毎週やってくるから頑張れる。働ける。生きていける。

 

 

これからも大好きな金曜日と共に過ごす。

金曜日さん、これからもよろしくです。

そしてみなさん、金曜日は楽しみましょう。

 

 

 

今日はここまで。

 

ハルはる。

 

 

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イソップ寓話の「狐と葡萄」から学ぶ合理化の話

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どうも、キャリアブロガーのハルはる(@cccconstancy)です。

 昨日は仕事が早めに終わったので、お家で1人、唐揚げを揚げて食べました。僕、唐揚げが本当に好きで、毎日食べたい。デブ界隈では「茶色のダイヤモンド」という異名を持つ唐揚げですが、これさえ食べていれば人生勝ち組。そんな今日この頃です。

 

さて、今日はイソップ寓話の中で有名な「狐と葡萄」の話を紹介し、人の無意識な合理化について話したいと思います。

 

狐と葡萄の話とは

イソップ寓話の話で「狐と葡萄」というのがあります。腹を空かせた狐が木にぶら下がる葡萄を取ろうと奮闘するが、うまく取れません。結局、「まだ熟れていない」と諦めて去ります。

 

このような事象は、人間界でもよく起きます。自分が力不足で出来ないことを、まだ時じゃないからどうせやっても意味がないと嘆き、行動をしない人たちがいます。

 

この話は、心理学者のフロイトが精神分析療法に役立てています。人の欲望には、努力しても手が届かない対象がある場合や、目的や欲求が達成されない場合があります。その欲求と現実のギャップを埋めるために、 自分に都合のいい理屈で合理化しようとする心理メカニズムがあるといっています。

 

合理化は人をダメにもポジティブにもする

合理化とは人間の自己防衛として働く機能です。自分にとって都合の悪い現実を自分の都合の良い理由に置き換えて正当化することです。

 

先日、僕は卵を家の台所で落としました。ちょうど賞味期限が1日過ぎていたので、「どうせこの卵は賞味期限が切れているから別に捨ててもいい」と開き直りました。

 

このよう自分の都合のよい理由を何かとつけて開き直るのが合理化なのです。これだけ聞くと、どんだけ自己中心的なんだ人間どもは!と思うのですが、合理化にはメリットだってあるのです。

 

合理化をすることで自分を正当化するということは、自分を肯定していることになります。人は自己肯定を感じるとストレスを発散したり、前向きになれます。

 

わがままな人ほどストレスが溜まりにくかったりします。合理化は100%悪というわけではなさそうです。

 

甘いレモンの話

合理化には「狐と葡萄」の話とは別で、「甘いレモン」の話があります。
甘いレモンの理論とはどんなにすっぱいレモンでも、自分のものである限り、甘いと思い込もうとするものです。 思い込みが激しい。


人は、自分の持っているものが良いものであると思いたがる。せっかく手に入れたものが、 想像とはかけ離れていた場合には、心に大きな負担がかかります。それを、避けようとするのが甘いレモンの理論です。自分で納得する解を最後は用意しておくことが重要。


長年片思いでいた彼女と付き合ってみて、想像とかけ離れていた場合、認めてしまうと心に大きな負担となるので「でも」や「だけど」などを使い良い人だと思い込もうとするのです。

 

まとめ

「どうせ、でも、だって」を使用して自己を合理化するケースが多いのですが、できない理由を考えることは狐でもできるわけです。

 

我々人間はできる方法を探してこそ、建設的な生き方であると思います。

 

しかし、時には自分を合理化させることでストレスを解消したり、現実と向き合うことも必要です。

 

特に、対人関係で悩んだ時には、この合理化の話を思い出して欲しいです。人は誰だって自分を合理化しようとする無意識が存在しています。

 

ミスコミュニケーションが起きた時には、相手だって自分を合理化させたい、その上でお互いが歩み寄っていかないと対人関係でよい関係は作らないということです。

 

それを意識するだけでも、相手への気遣いや自分の意見をしっかりと伝えることができると思います。

 

狐と葡萄の話では、狐が葡萄を諦めずに麒麟などの他の動物に助けを求めてさえすれば、葡萄にありつけたとおもうのです。

 

だから、自分を合理化ばかりしていては、物事は前進することはあまりないです。

 

できない理由よりもできる方法を考えることが重要だと、この話では教えているのです。

 

 

 

では、よい一日を!

 

 

ハルはる。

 

↓本日紹介した本

イソップ寓話集 (岩波文庫)

イソップ寓話集 (岩波文庫)

 

 

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